Как перевести команду из Slack в Mattermost за три месяца: опыт Convergent

Ну вот и всё — Slack отключает бесплатные пространства в России. Это значит, что многим стартапам и крупным компаниям нужно быстро найти альтернативу. Мы решили рассказать, как мы мигрировали из Slack в Mattermost ещё в 2019 году, поделиться советами и идеями.

Наше агентство всегда использовало корпоративные мессенджеры для организации работы на проектах. 10 лет назад чаты и оперативные созвоны были в Skype, мессенджеры вроде Telegram мы не рассматривали, так как они бы не позволили разделить личное и рабочее общение, да и в обилии чатов можно запутаться. Затем мы перешли в Slack, созданный именно для бизнеса. В нём было хранилище материалов, возможность кастомизации и удобная организация чатов и тредов — на тот момент это вообще была киллер-фича.

Но было у Slack три существенных минуса:

• Безопасность. Slack — это облачное решение, которое нельзя установить на свои сервера. Все переписки, ссылки и материалы хранятся у третьих лиц, и мы не могли контролировать защиту конфиденциальных данных.
• Ограничения бесплатной версии. Можно отправить только 10 тыс. сообщений, при превышении лимита предыдущие скрываются. Мы даже придумали решение: выгрузили сообщения на наш сервер и сделали сервис поиска по ним. Но это требовало дополнительных кликов и времени сотрудников, поэтому перестало нас устраивать.
• Относительно высокая цена за безлимит. Дело было в 2019 году, и на тот момент платная версия Slack на одного человека стоила $ 7,5 в месяц. Для компании в 100 человек цена была бы $ 750 в месяц, что не устраивало нас по соотношению «цена-функционал».

На тот момент в мессенджер было загружено 20 Гб контента, действовало порядка 300 чатов. Количество обсуждений росло, и мы решили, что пришло время искать новый мессенджер для работы.

Самыми важными критериями при поиске нового мессенджера для нас стали:

• Доступная по бюджету версия с полноценным функционалом и отсутствием ограничений;
• Возможность развернуть решение на своих серверах;
• Возможность кастомизации, подключения чат-ботов и синхронизации с нашими проектными платформами;
• Наличие мобильной версии.

Мы провели сравнительный анализ самых популярных и востребованных вариантов. Рассматривали Microsoft Teams, Telegram, Discord, Hangouts, Mattermost и Myteam. В результате мы остановились на Mattermost: он обладал всеми необходимыми для нас функциями, к тому же в команде был разработчик, который хорошо знал этот сервис и был его активным амбассадором.

По сути, Mattermost — почти полная копия Slack, главное различие в них — новые функции в первом появлялись чуть позже. А ещё у этого сервиса очень отзывчивые разработчики: они регулярно проводят опросы и выясняют, что добавить в первую очередь (например, мы вместе с другими пользователями активно голосовали за разработку тредов, и они прислушались). Решение было принято.

Slack не позволял выгрузить все сообщения из закрытых чатов. Мы составили структуру открытых пространств, чтобы перенести хотя бы их. Это позволило подготовить место, куда мы собирались «переселить» команду.

Структуру готовили два менеджера, им помогал разработчик.

Чтобы при смене мессенджера не терять все загруженные документы, мы выгрузили их из открытых чатов в облако. Там также создали понятную структуру, которая позволила не путаться. При этом мы предупредили команду, что будем отказываться от Slack, и рассказали, какие сложности могут возникнуть в процессе.

В Slack у нас уже был корпоративный чат-бот Семён, который решал много HR-задач. Мы переписали его бэкенд под Mattermost, а контент-менеджеры вручную перенесли в новый мессенджер все ветки бота.

За две недели до переезда несколько менеджеров завели аккаунты и пересоздали в Mattermost все открытые чаты. Они начали использовать мессенджер ежедневно, чтобы протестировать его функции и определить важные нюансы в функционале и отличия от Slack.

Всё время, пока мы готовились, остальная команда продолжала использовать Slack — мы не хотели подвергать её лишнему стрессу.

После полного тестирования мы отправили сотрудникам данные для входа и подробную инструкцию по новому мессенджеру, а также создали чат, где пилотная группа менеджеров отвечала на возникающие вопросы. Поддержка переезда оказалась самым важным этапом всего предприятия — нам было важно помочь ребятам разобраться с новой платформой и не оставлять их один на один с незнакомым функционалом. Поэтому считаем важным не только подготовить инструкцию, но и предоставить команде активную длительную поддержку на этапе погружения.

После переезда команды в Mattermost Slack мы не удалили сразу же, но все активные переписки там завершились за неделю. На всякий случай мы сохраняли наше пространство в Slack на протяжении двух месяцев, а затем закрыли его окончательно. Сейчас мы продолжаем общаться в Mattermost и очень довольны его функционалом.

Всего от задумки до полного перемещения команды на Mattermost прошло три месяца.

Для каждого клиентского проекта мы создаём два чата: один с техническими специалистами, другой с аккаунт- и программ-менеджерами, стратегами, специалистами креативной команды. Это помогает сохранять фокус, так как специфика работы и «язык» этих команд отличаются.

Создавать дополнительные каналы, например, для точечного общения по задачам, могут все специалисты. Есть отдельные чаты дизайнеров, программистов, менеджеров, HR и других, отдельно созданы чаты для суппорта и тикетов по нашим внутренним платформам, по поддержке новичков. Ещё у нас есть несколько развлекательных чатов: книжный клуб, место для мемов и музыки и даже чат, где мы делимся фотографиями питомцев.

Для более расслабленного климата в чатах мы добавили корпоративные эмоджи. Казалось бы, мелочь, но она поднимает настроение и помогает создать в команде атмосферу: иногда Гарольд, скрывающий боль, бывает незаменим; а еще у нас есть целый ряд эмоджи-фото сотрудников с незабываемыми выражениями лиц.

Когда у нас появляются новые потребности, мы подключаем к Mattermost нужные функции с помощью доработок и приложений: например, прямо в мессенджере можно назначить встречу с коллегой, которая появится в календаре, получить уведомления об отпусках и больничных сотрудников. Мессенджер связан с нашим сервисом для управления проектами и их бюджетом и обновления прилетают менеджеру через специального бота. А ещё мы добавили уведомления о важных технических событиях на проектах.

За период смены мессенджера мы поняли несколько важных вещей:

• Чтобы всё прошло проще, в команде должны быть амбассадоры нового инструмента. Они помогут презентовать эту идею команде и организовать процессы. Желательно выделять на переезд как минимум двух менеджеров, в одиночку это сделать сложнее, если у сотрудника есть и другие проекты.
• Чтобы облегчить жизнь команде, можно заранее озаботиться созданием и интеграцией базы данных, где будут храниться все сообщения. Инструкцию, как переехать со всеми сообщениями, можно найти тут. Если базы у вас нет, то обязательно составьте понятную и удобную структуру чатов для будущего мессенджера.
• Чтобы сотрудники не саботировали переезд и легче привыкали, полезно продумать систему поддержки: видеоуроки с детальным обзором функций, доступную инструкцию, бадди, которые всегда придут на помощь.

И самое главное: мессенджер — это всего лишь средство общения между людьми. И если в вашей команде высокий уровень взаимопонимания, коммуникация не разрушится, даже если во время переезда случится проблема. В приоритете был комфорт команды, мы заранее продумали, какими сервисами заменить Mattermost, если он нас не устроит, и были готовы тестировать другие варианты.