Оценка сотрудников: как автоматизировать процесс и выбрать эффективные методы

По данным HH. ru за 2019 год поиск и онбординг сотрудников на массовые позиции стоил бизнесу в среднем три–четыре оклада, а на привлечение эксперта или руководителя приходилось тратить до двух годовых доходов специалиста. К 2022 году ситуация не изменилась, и для многих HR-ов приоритетной задачей стало управление талантами, а не поиск новых.

Исследование TalentTech показало, что 19% HR-ов в ближайшие два года планируют сфокусироваться на обучении сотрудников, из них 9% уточнили, что стремятся автоматизировать процессы оценки.

Раньше HR-ы Convergent тратили по 8 часов в неделю на напоминания, разговоры и сбор обратной связи. Сейчас мы используем разные инструменты оценки, которые помогли уменьшить нагрузку HR до 2 часов в месяц. Эти способы мы применяем как во внутренних процессах, так и на клиентских проектах.

Оценка по ключевым показателям эффективности помогает найти точки роста в профессиональных навыках и отследить соответствие специалистов важным для занимаемой позиции критериям. Например, у менеджеров оценивается способность выстраивать правильные процессы, а у дизайнеров — отвечают ли креативы запросам клиента.

При этом есть и общие для всех критерии: соблюдение политик и ценностей агентства, ответственность и комфорт совместной работы. Они отражают общую эффективность человека и его участие в проектах и жизни агентства. Сбор отзывов по KPI проводится раз в месяц для специалистов и каждый квартал для менеджеров, чтобы не перегружать сотрудников постоянными оценками и при этом видеть прогресс.

Performance Evaluation (PE) — это детальный обзор компетенций и успехов сотрудника и определение векторов развития.

PE состоит из двух этапов: оценки по отзывам коллег и самооценки. Сотрудник и его коллеги параллельно заполняют одинаковые формы, где делятся впечатлениями о профессиональных компетенциях оцениваемого, его личностных качествах и соответствии корпоративным ценностям. Сотрудник также ставит себе предварительные цели на будущий период — они будут учитываться руководителем при планировании его карьерного роста.

Сбор фидбека по методу 360 помогает объективно оценить эффективность работы, отследить прогресс и поставить выполнимые цели на развитие, которые приведут к профессиональному и карьерному росту.

В период активного роста и изменений на рынке появляются новые процессы и инструменты, поэтому чтобы обеспечить слаженную и эффективную работу, для команды нужно проводить регулярные тренинги. Это могут быть точечные вебинары или полноценные курсы из нескольких модулей. В конце важно проводить тесты, квизы или опросники, чтобы оценить полученные знания и уровень усвоения материала.

В матрице указан общий список навыков в зависимости от позиции и специальности — для менеджеров, дизайнеров, аналитиков — и каждый сотрудник самостоятельно оценивает владение тем или иным скилом.

Матрица может применяться для разных целей. Во-первых, лидеры проектов могут отслеживать, к кому с какой задачей можно обратиться — это полезно, когда в команде есть люди с узкой специализацией. Во-вторых, руководители отделов видят общий уровень компетенций и могут отслеживать точки роста как для каждого специалиста, так и для всей команды в целом.

Разные методы оценки позволяют отслеживать показатели каждого сотрудника и формировать команды, которые максимально эффективно и слаженно работают на проектах клиентов, улучшая ключевые показатели бизнеса. Чтобы оценка не отнимала много времени и ресурсов, есть несколько вариантов ее оптимизации.

Для быстрого сбора фидбека мы создали форму в Google Таблицах. В ней есть:

• профессиональные компетенции;
• цели и процент их выполнения;
• все ценности компании, уровни соответствия и примеры по каждой.

Таблица интерактивная: процент выполнения личных целей и другие количественные показатели подсчитывает формула, для качественных есть форма для комментариев. На основе результатов оценки ментор или руководитель пишут сводный отзыв — это занимает пару часов.

Все инструменты по уведомлениям, сбору и анализу KPI объединил в себе сервис MyProgress. В нём сотрудник может посмотреть отзывы коллег и динамику, а ментор и HR — проанализировать результаты и найти точки роста. MyProgress позволяет:

• собирать фидбеки в дашборде сотрудников и отслеживать прогресс оценки с помощью графика;
• принимать мнения от коллег в двух форматах: большая оценка по всем критериям и короткий отзыв, который будет также важен для KPI;
• принимать фидбэки через чат-бота вне сроков проведения оценки;
• выбрать тех сотрудников для фидбека, которые непосредственно работали с человеком;
• отслеживать тех, кто не заполнил форму, чтобы напомнить им.

Чат-бот также ускоряет сбор фидбека от всей команды: HR не нужно приходить к каждому сотруднику, достаточно запустить рассылку. Бот может расспрашивать сотрудников о:

• проявлении корпоративных ценностей в коллегах;
• настроении и успехах на неделе;
• вовлечённости в рабочие процессы.

Их результаты отражают эмоциональное состояние команды и помогают понять, как можно улучшить атмосферу в коллективе.